Introducción

La atención en salud ha cambiado a lo largo del tiempo, o, mejor dicho, ha evolucionado. La antigua imagen del médico bajando de su carruaje para atender una visita domiciliaria, en un ejercicio puramente liberal de la profesión, ha sido sustituida por las imágenes de pacientes atendidos en hospitales y otros centros especializados. Es decir, la atención se ha trasladado hacia organizaciones, las cuales persiguen determinados objetivos, poseen una estructura y deben realizar una serie de procesos. Ya sean organizaciones grandes o pequeñas, de alta o baja complejidad, con uno o cientos de proveedores de salud, la forma en que se gestionan las mismas influye en la calidad de salud que finalmente brindan a sus clientes – pacientes. Una historia clínica perdida borra de un plumazo todo el pasado de un paciente, quien muchas veces no recuerda un tratamiento recibido o ignora las incidencias anotadas en un reporte operatorio; una mala gestión de citas prolonga las colas, aumenta los tiempos de espera, disminuye el número de pacientes atendidos por turno e incrementa la insatisfacción del paciente con nuestro servicio; una mala gestión de inventarios, la ineficiencia en el manejo de los reembolsos por aseguradoras y de las cuentas por cobrar, y la ausencia de reportes e indicadores que nos permitan monitorizar nuestra organización, generan despilfarro y escasez de recursos. Brindar una buena atención desde la perspectiva puramente clínica ya no es suficiente. Ahora es necesario que el proveedor de salud posea conocimientos de gestión de servicios, y que maneje las herramientas que le faciliten este trabajo al máximo. Como dijo el reconocido psiquiatra peruano Carlos Alberto Seguín, el que sólo sabe de medicina, ni medicina sabe.

Asimismo, la oferta de atención en salud se ha incrementado, aunque no de manera uniforme. Así, sólo en Lima vemos la gran cantidad de clínicas, centros especializados y consultorios que existen y muchos otros nuevos que abren sus puertas. Algunos sobreviven, muchos no. En el ámbito público, los hospitales del Sistema Metropolitano de la Solidaridad han traído a escena un nuevo actor que ofrece atención rápida y precios bajos. La demanda nos exige una atención que satisfaga sus expectativas, y una gran mayoría no está dispuesta a pagar precios que consideran excesivos. La competencia por tanto es reñida, y obliga a las organizaciones a optimizar sus recursos sin descuidar la calidad. En este contexto complejo y competitivo en el cual nos desenvolvemos actualmente, el uso de aplicaciones informáticas para la gestión de organizaciones sanitarias es una ventaja competitiva, inclusive para organizaciones pequeñas, en las cuales se va a concentrar el presente análisis.

Aplicaciones Informáticas Integradas: Una herramienta para mejorar la gestión

Las aplicaciones para la gestión de consultorios médicos y centros médicos son una herramienta aún poco difundida en nuestro medio, y que en el sector salud se ha implantado con cierto retraso en comparación a lo que ocurrió en otros sectores como el empresarial, la banca y las industrias. Existen muchos tipos, desde aquellos que manejan la historia clínica en formato electrónico, otras que gestionan el sistema de citas, aquellas financieras, etc. Pero las más interesantes son aquellas integradas, donde al reservar una cita se tiene el nombre del paciente, se puede acceder a su historia clínica, se pueden guardar análisis, radiografías e imágenes, se controla los procedimientos realizados por uno o varios proveedores y el monto facturado por los mismos, se controla además los niveles de inventario y se pueden emitir reportes financieros. Hay algunos incluso, que permiten el envío de mensajes de texto y correos electrónicos tanto a pacientes como médicos, como estrategia de marketing o para recordar una cita. Todo en una sola aplicación.

Las ventajas que ello conlleva son evidentes. Por un lado, estas aplicaciones vienen en un formato amigable y de uso intuitivo, que no requiere un gran entrenamiento. La historia clínica digitalizada evita el exceso de papelería, los costos de mantener un archivo de historias clínicas y un personal encargado, y la pérdida por una mala codificación. Asimismo, permite ver fácilmente las consultas y resultados de exámenes anteriores, incluso seleccionando la forma de visualización: por fecha, por médico, por especialidad, etc. Ahorra tiempo en el ingreso de las evoluciones médicas, al tener preingresados los datos de la historia pasada. Mejora también el control de la terapéutica, sin tener que depender de la memoria del paciente o buscar en decenas de hojas las evoluciones anteriores. Puede incluso generar alertas sobre pacientes que no han acudido a su cita o no se han realizado algún examen indicado, mejorando el control y seguimiento de los mismos.

El sistema de citas también es mejorado con este sistema, disminuyendo los tiempos de espera y optimizando el tiempo dedicado a la atención. Se puede obtener, al mismo tiempo, todos los datos relacionados con el paciente (información clínica, asistencia a citas, montos facturados, forma de pago, etc.) solo con el nombre o una fracción del mismo.

Además, permite el manejo eficiente de las cuentas, sin tener que realizarlo en un sistema separado de MS Excel o manualmente. Muchos de ellos permiten la clasificación en cuentas canceladas, por cobrar o por reembolso. En el caso de los reembolsos por seguros, muchos programas permiten acceso rápido a la clasificación internacional de enfermedades (CIE-10), logrando una mejor y más rápida codificación, con un menor porcentaje de errores y rechazos de dichos reembolsos. Se pueden obtener asimismo reportes administrativos y financieros, que permitan monitorizar y evaluar nuestra organización. Algunas aplicaciones cuentan con una función para manejo de almacenes.

Sin embargo, la ventaja más importante me parece la integración que existe entre todos estos sistemas. Un manejo administrativo adecuado involucra la creación de muchos registros, los cuales se llevan habitualmente en forma manual y en forma separada. La integración en formato electrónico permite un ahorro considerable de tiempo y esfuerzo, sin disminuir la eficiencia, más bien aumentándola; evita la duplicación de datos; permite obtener información en forma más rápida y por tanto disminuir el tiempo y ahorrar recursos en cuestiones mecánicas, permitiendo dirigir estos esfuerzos a mejorar la gestión clínica y la consecución de objetivos estratégicos de la organización.

Entre las desventajas, las principales derivan si se produjera un manejo inadecuado de los datos. El sistema debe tener un sistema de seguridad suficiente, generalmente encriptado y con backup periódico, para evitar la manipulación indebida, la pérdida de datos, o la obtención de los mismos por personas no autorizadas. Esto requiere que se deban tener categorías de usuarios con niveles de acceso distintos (médicos, secretaria, administrativo, etc.). Es importante también, informar y garantizar la confidencialidad de la información al paciente. Otra desventaja es el costo, aunque ahora hay algunos a precios bastante accesibles. De acuerdo a las necesidades de cada organización, también es posible que se requieran programas hechos a la medida, o que se precise adicionar ciertas funciones. Sería conveniente también adicionar, en forma general, la parte de los estados financieros y gestión logística.

Conclusión

Como vemos, existen múltiples opciones para poder obtener una herramienta que mejore la gestión de nuestra organización de salud y, por ende, la calidad de nuestra atención. El manejo de la práctica clínica individual o en pequeños grupos, sobretodo privada, sin una gestión adecuada, tratando de guiarse solamente por la intuición, es sumamente difícil y constituye un esfuerzo inútil. El ámbito actual nos exige optimizar nuestros recursos en beneficio de nuestros pacientes. La implantación de esta tecnología en nuestra práctica nos brinda esa oportunidad.