Aplicaciones Informáticas Integradas: Una herramienta para mejorar la gestión

Las aplicaciones para la gestión de consultorios médicos y centros médicos son una herramienta aún poco difundida en nuestro medio, y que en el sector salud se ha implantado con cierto retraso en comparación a lo que ocurrió en otros sectores como el empresarial, la banca y las industrias. Existen muchos tipos, desde aquellos que manejan la historia clínica en formato electrónico, otras que gestionan el sistema de citas, aquellas financieras, etc. Pero las más interesantes son aquellas integradas, donde al reservar una cita se tiene el nombre del paciente, se puede acceder a su historia clínica, se pueden guardar análisis, radiografías e imágenes, se controla los procedimientos realizados por uno o varios proveedores y el monto facturado por los mismos, se controla además los niveles de inventario y se pueden emitir reportes financieros. Hay algunos incluso, que permiten el envío de mensajes de texto y correos electrónicos tanto a pacientes como médicos, como estrategia de marketing o para recordar una cita. Todo en una sola aplicación.

Las ventajas que ello conlleva son evidentes. Por un lado, estas aplicaciones vienen en un formato amigable y de uso intuitivo, que no requiere un gran entrenamiento. La historia clínica digitalizada evita el exceso de papelería, los costos de mantener un archivo de historias clínicas y un personal encargado, y la pérdida por una mala codificación. Asimismo, permite ver fácilmente las consultas y resultados de exámenes anteriores, incluso seleccionando la forma de visualización: por fecha, por médico, por especialidad, etc. Ahorra tiempo en el ingreso de las evoluciones médicas, al tener preingresados los datos de la historia pasada. Mejora también el control de la terapéutica, sin tener que depender de la memoria del paciente o buscar en decenas de hojas las evoluciones anteriores. Puede incluso generar alertas sobre pacientes que no han acudido a su cita o no se han realizado algún examen indicado, mejorando el control y seguimiento de los mismos.

El sistema de citas también es mejorado con este sistema, disminuyendo los tiempos de espera y optimizando el tiempo dedicado a la atención. Se puede obtener, al mismo tiempo, todos los datos relacionados con el paciente (información clínica, asistencia a citas, montos facturados, forma de pago, etc.) solo con el nombre o una fracción del mismo.

Además, permite el manejo eficiente de las cuentas, sin tener que realizarlo en un sistema separado de MS Excel o manualmente. Muchos de ellos permiten la clasificación en cuentas canceladas, por cobrar o por reembolso. En el caso de los reembolsos por seguros, muchos programas permiten acceso rápido a la clasificación internacional de enfermedades (CIE-10), logrando una mejor y más rápida codificación, con un menor porcentaje de errores y rechazos de dichos reembolsos. Se pueden obtener asimismo reportes administrativos y financieros, que permitan monitorizar y evaluar nuestra organización. Algunas aplicaciones cuentan con una función para manejo de almacenes.

Sin embargo, la ventaja más importante me parece la integración que existe entre todos estos sistemas. Un manejo administrativo adecuado involucra la creación de muchos registros, los cuales se llevan habitualmente en forma manual y en forma separada. La integración en formato electrónico permite un ahorro considerable de tiempo y esfuerzo, sin disminuir la eficiencia, más bien aumentándola; evita la duplicación de datos; permite obtener información en forma más rápida y por tanto disminuir el tiempo y ahorrar recursos en cuestiones mecánicas, permitiendo dirigir estos esfuerzos a mejorar la gestión clínica y la consecución de objetivos estratégicos de la organización.

Entre las desventajas, las principales derivan si se produjera un manejo inadecuado de los datos. El sistema debe tener un sistema de seguridad suficiente, generalmente encriptado y con backup periódico, para evitar la manipulación indebida, la pérdida de datos, o la obtención de los mismos por personas no autorizadas. Esto requiere que se deban tener categorías de usuarios con niveles de acceso distintos (médicos, secretaria, administrativo, etc.). Es importante también, informar y garantizar la confidencialidad de la información al paciente. Otra desventaja es el costo, aunque ahora hay algunos a precios bastante accesibles. De acuerdo a las necesidades de cada organización, también es posible que se requieran programas hechos a la medida, o que se precise adicionar ciertas funciones. Sería conveniente también adicionar, en forma general, la parte de los estados financieros y gestión logística.